SIPOC

A SIPOC modell egy üzleti folyamat tervezést, a vállalat kulcs folyamat-tényezőinek rendszerezett kategorizálását segítő módszer. A SIPOC egy angol betűszó mely a vállalati folyamatokat a támogató, bemeneti, folyamat-jellegű, kimeneti, és a vevőkiszolgálással kapcsolatos kategóriákra bontja, és ezen folyamatelem kategóriák angol elnevezésének kezdőbetűiből áll.

Rövid leírás

Strukturált folyamatfejlesztési projekt kezdetekor, amely végrehajtható például Lean, Six Sigma, vagy magyarul Hat szigma vagy TQM módszerrel hasznos a projektalapító okirat, vagy angolul project charter megírása előtt elkészíteni az ún. SIPOC (, vagy gyakran COPIS) diagramot. Ez a dokumentum egy leegyszerűsített folyamatábra, s makro szemszögből mutatja meg a fejlesztésbe bevont kulcs vállalati folyamat (angolul Process) határait, az egyes folyamatlépések Inputjait és Outputjait, valamint a vevőket (angolul Customers) és a szállítókat (angolul Suppliers).

A dokumentumnak nincs kötött formája, mivel az elsődleges szempont, hogy a folyamatfejlesztő csapat számára kijelölje a végrehajtandó projekt határait és megegyezzenek a főbb lépésekről. Mivel csak a főbb folyamatokat jeleníti meg lineáris módon döntési elágazások, visszacsatolások nélkül, így a kulcs üzleti folyamatokban megbúvó hibák, veszteségforrások felderítésére nem alkalmas. Erre inkább folyamattérképet, vagy értékáramlás térképet kell majd részletesen kidolgozni, miután a projekt alapító okirat elfogadásra és aláírásra került.

A SIPOC rövidítés tehát a szállítók, inputok, folyamatlépések, outputok, vevők angol szavak rövidítései, melyek a lenti ábrán találhatóak.

A vevői igények kielégítésének hangsúlyozása érdekében az eszközt gyakran COPIS diagramnak is nevezi a szakirodalom, s kitöltése a fenti felsoroláshoz képest fordított kezdve a vevővel és a szállítókkal záródóan.

A Kaizen folyamat, vagy DMAIC módszer Definiálás fázisában alkalmazzák többek között az alábbi esetekben:

• Helikopter szintű áttekintést nyújt a folyamatról mindazoknak, akik azt nem ismerik,
• Behatárolásra kerül a projekt fókusz a kezdeti, illetve végső lépés definiálásával,
• Azonosításra kerülnek azok a területek, ahonnan erőforrásokat kell bevonni a folyamatfejlesztési projekt végrehajtásába,
• Segít a kialakítandó új folyamat definiálásában

SIPOC diagram elkészítése:

1. Kezdje a folyamatlépések leírásával, mely lineáris legyen és ne haladja meg a 3-5 lépést!
2. Szedje össze a stakeholdereket, azaz a külső, illetve belső vevőket és szállítókat!
3. Sorolja fel a legfontosabb inputokat és outputokat a kulcs folyamattal kapcsolatosan!

Néhány megjegyzés a SIPOC diagrammal kapcsolatosan:

• Mind a szállítók, mind a vevők lehetnek a szervezethez tartozóak, illetve azon kívüliek
• A felsorolt inputok, illetve outputok nem csupán megfogható dolgok lehetnek, hanem például egy ISO eljárás, vagy akár várakozási idő
• A lényeg nem a teljeskörű felsoroláson, hanem a főbb tényezők azonosításán van, hogy a projekt alapító okirat elkészülhessen

• Az inputok, illetve outputok tekinteteben csak a legfontosabbakra kell most koncentrálni. Ezek lehetnek fizikálisan megfogható dolgok, de lehet akár egy ISO utasítás, vagy például várakozási idő
• SIPOC diagram egyedül is elkészíthető a folyamatfejlesztési projekt e fázisában, azonban a projekt alapító okirat elkészítésekor mindenképp szükséges átbeszélni a folyamat tulajdonosával, illetve a szponzorral.

SIPOC diagram minta

SIPOC diagram minta irodai terület

Értékáramlás térkép, vagy folyamattérkép (SIPOC)

A lean módszer, valamint a six sigma eljárás látszólag különböző vizuális eszközöket alkalmaz a fejlesztendő üzleti kulcsfolyamat megértésére. A folyamatfejlesztő szakemberek gyakran csak értékáramlás térképet, vagy folyamattérképet készítenek annak függvényében, hogy melyik eljárás mellett kötelezték el magukat. A lean six sigma módszer szerint viszont, amely összekapcsolja a lean sebességet a six sigma minőséggel, hasznos, ha makro szinten az értékáramlás feltérképezésével kezdődik a munka, majd ezt követik a részletes folyamattérképek azokra a lépésekre, ahol jobban meg szeretné érteni a fejlesztő csoport, hogy miért akad el az anyagok, termékek, valamint az információ áramlása, vagy keletkezik hiba és ingadozás a folyamat kimenetében.

Mindkét dokumentum esetén célszerű a papír alapon történő elkészítés post it-ekkel, az abban résztvevők könnyebb kommunikációja és együttműködése érdekében, s csak az elkészült dokumentumok kerülnek digitalizálásra, hogy könnyebben meg lehessen osztani másokkal.

A különböző részletesség és fókusz miatt más-más hangsúlyt kapnak az egyes mutatószámok is. Míg VSM esetén könnyen lehet hivatkozni a vállalati KPI mutatókra az áramlás számítás mellett, addig egy konkrét kaizen akció, vagy DMAIC projekt esetén ez nem igazán célszerű azok összetettsége miatt. Ez utóbbi esetben célszerű a VSM-ben szereplő KPI mutatókat tovább bontani, részletezni, továbbá kifejezetten a vevői specifikációkra vonatkozó mutatókkal kiegészíteni.

Tulajdonság	Értékáramlás térkép	Folyamattérkép (SIPOC)
Célja	Stratégiai fejlesztési terv	Taktikai fejlesztési terv Lean Six SIgma projekt indításakor
Csoporttagok	Keresztfunkcionális, főként menedzsment tagok	Keresztfunkcionális, főként folyamatfejlesztő szakemberek az MAIC szakaszban, de a projektvezető plusz a folyamat tulajdonosa a definiálás fázisban
Mikor készül	Fejlesztési akció végrehajtása előtt	Fejlesztési akció végrehajtása során a Definiálás fázisban
Nézet	Makro A kapcsolódó folyamatokra fókuszál	Makro, majd mikro a részletes folyamattérkép elkészítésekor Az egyes lépésekre adott folyamaton belül
Fókusz	"Faltól falig"; ideális esetben a teljes értékláncra	Értékáramlás térkép adott részfolyamata
Külalak	Sajátos jelölésrendszer	Folyamatábra, akár "uszodai sávok" stílusban
Információ áramlás	Fontos komponens	Kevésbé hangsúlyos
Kulcs mutatók (KPI's)	Átfutási idő (Lead Time - LT) Ciklusidő (Cycle Time - CT) Várakozási idő (Waiting Time - WT) Átállási idők (Change Over - CO) Hibamentes % (Yield %) Időben % (Accurate %)	Ciklusidő (Cycle Time - CT) Hibamentes % (Yield %) Időben % ( Accurate %) Vevői specifikációk, toleranciák
Facilitátor	Erős személy; képes a menedzserekkel kommunikálni, együttműködni	Erős személy; képes a tényleges folyamatot működtető dolgozókkal kommunikálni, együtt dolgozni
Elkészítési idő	3 nap	1-2 óra (a részletes folyamattérképé viszont 4-8 óra)

További információk

www.isixsigma.com