Elektronikus Tanulmányi Nyilvántartás

Elektronikus Tanulmányi Nyilvántartás
Fejlesztő	KODASOFT Informatikai és Tanulmányi Bt.
Programozási nyelv	PHP, Java
Operációs rendszer	Linux
Kategória	felsőoktatás
Az Elektronikus Tanulmányi Nyilvántartás weboldala

Az Elektronikus Tanulmányi Nyilvántartás (ETN) Magyarországon a harmadik legelterjedtebb felsőoktatási tanulmányi rendszer. Jelenleg 16 felsőoktatási intézmény használja:

ETN rendszert használó intézmények

• Adventista Teológiai Főiskola
• Andrássy Gyula Budapesti Német Nyelvű Egyetem
• Baptista Teológiai Akadémia
• Budapest Kortárstánc Főiskola
• CECOS London College (2012-2019)
• Debreceni Református Hittudományi Egyetem (2001-2011)
• École Supérieure des Sciences Commerciales d'Angers
• Esztergomi Hittudományi Főiskola
• Evangélikus Hittudományi Egyetem
• Golgota Teológiai Főiskola (2010-2020)
• MCDC McDaniel College
• MODART Művészeti Akadémia (2012-2019)
• Pető András Főiskola (2003-2017)
• Pápai Református Teológiai Akadémia
• Pécsi Püspöki Hittudományi Főiskola
• Pünkösdi Teológiai Főiskola
• Sárospataki Református Teológiai Akadémia
• Sola Scriptura Teológiai Főiskola
• Stichting Maastricht School of Management
• VISART Művészeti Akadémia (2012-2019)
• Wáli István Református Cigány Szakkollégium (2014-2019)

ETN alapinformációk

Az ETN rendszer fejlesztése 2001-ben, a kreditrendszer országos bevezetésével egy időben indult, a megrendelő intézmény, a Debreceni Református Hittudományi Egyetem igényeinek megfelelően. Az első verziótól kezdve a rendszer nyílt forráskóddal Linux alapú szervereken fut. Az adatok tárolását és kiszolgálását a háttérben PostgreSQL végzi, a kezelői felület a kezdetektől fogva kizárólag webes, Apache/PHP alapú, de speciális problémák megoldására futnak Java alkalmazások is. Az ETN a DRHE-n jól vizsgázott, képes volt megoldani a kreditrendszerű képzésből adódó akkori adatkezelési problémákat, a hallgatók és oktatók online adminisztrálhatták a tanulmányi ügyeket. Azóta több iskola döntött úgy, hogy az ETN segítségével kezeli a tanulmányi adminisztrációt. A rendszer szolgáltatási spektruma a fenti kis intézmények igényeinek megfelelően alakult, az Educatio Kht 2002-ben végzett auditációja így fogalmazott: „Az ETN rendszer a kreditrendszerű tanulmányi nyilvántartás alapvető elvárásainak megfelel, funkcionalitása sok tekintetben csak a legszükségesebbekre korlátozódik, sok tekintetben extrafunkcionalitásokat nyújt...” Például már az első verzió képes volt két nyelven (angol, magyar) tantárgylistákat, tárgyleírásokat a weben böngészők számára elérhetővé tenni, szemeszterfüzetet több stílusban nyomtatni, szerkeszthető dinamikus oktatói honlapot megjeleníteni, egyéni tanulmányi összesítőket listázni, tárgyfelvételeket előfeltételekkel együtt szervezni, a választhatóságot több módon megjeleníteni és kezelni, dokumentumokat több szinten megosztani, nem hiányzott az elektronikus fórum és a tudakozó sem, de például a vizsgára való elektronikus jelentkezés csak a 2.1 verzióban került a rendszerbe. Az ETN a tanulmányok nyilvántartását dobozos tantervben kezeli. Számos Linux disztribúció kipróbálása után ma minden ETN mögött Debian Linux áll.

A rendszert elsősorban kis létszámú (<2000 hallgató) intézmények használják, de nagyobb létszám esetén sem jelentene gondot az adatbázis szervernek a kérések kiszolgálása. Ugyanakkor a PHP alapú kezelői felület a szkript nyelv sajátossága miatt performance problémákkal küszködhet, hiszen a futási időben végzett számítások (pl. tanulmányi eredmények valós idejű listázása) nagy létszám esetén akadozhatnak. A nagyobb felhasználói kapacitás kiszolgálására az ETN észszerű terhelés- és feladatmegosztással birkózna meg a feladattal, amelynek megvalósítására folynak kísérletek. A kis létszámú intézmények viszont igényeiknek megfelelően egy integrált rendszert nyernek az ETN-nel, számos olyan feladat megoldására is alkalmas, amely nem kapcsolódik szorosan a tanulmányi ügyekhez. Van olyan intézmény, amely a saját honlapját, vagy az oktatói/kutatói publikációs adatbázist is ETN-n keresztül szerkeszti, illetve olyan intézmény is, amely az ETN-en belül oldja meg az e-mail címek kiosztását, és a géptermi/kollégiumi munkaállomás használatának ellenőrzését. A nyílt forráskód lehetőséget ad arra, hogy az intézményi informatikusok is hozzáírjanak a rendszerhez, pl. különböző stílusú kezelői felületek jelentek meg.

Alap kiegészítő modulok

• Naptár. Naptári bejegyzések gyűjteménye, amelyet a felhasználók szerkeszthetnek.
• Tudakozó. Keresés a hallgatók/oktatók/munkatársak névsorában.
• Körlevél. Csoportok szerintei körlevél (e-mail üzenet) írása.
• Fórum. Az oktatók/hallgatók számára elektronikus fórum.

Opcionális modulok

Ösztöndíj modul

Az ösztöndíjak megállapítását és rögzítését a modul a Megrendelő által rögzített hatályos TVSz szerint végzi. Egyéni módosítás, törlés lehetőségek beépítése. A hallgatókhoz több kifizetési séma rendelhető, amelyben kifizetési megbízások és adatok adhatók meg (módosítás, törlés): A sémában megadott adatokat az szabvány (EDIFACT) adatrekordokká alakítja az ETN, amely alkalmas a kifizetések teljesítésének automatikus végrehajtására. A séma az adminisztrációs felületen szerkeszthető. Az átutalásokról a hallgatók a saját tanulmányi összesítőjükön tájékozódhatnak. Meghatározott összegből automatikus tanulmányi ösztöndíjat számol a modul (csoportonként, csoportátlag alapján).

Irattár

Az irattár alkalmas dokumentumok elhelyezésére és dokumentumok megosztására. Az irattár megoldást ajánl a honlapon való dokumentumok közzétételére, de a belső használatra készült iratok megosztására is. Ez azért célszerű, mert bármilyen dokumentumot gyorsan hozzáférhetővé lehet tenni mind a világ, mind az intézmény polgárai számára. A dokumentum hozzáférési és módosítási szabályai pontosan meghatározhatók, így pl. csak a dokumentum első elhelyezője (a tulajdonos) módosíthatja a dokumentumot a szerveren. A dokumentumok feltöltésekor az ETN automatikus vírusellenőrzést hajt végre. Az irattárban különböző kategóriák (fiókok) találhatók, amelyekhez a felhasználóknak különböző hozzáférései vannak. Pl. A „Szabályzatok” alatt az oktatók elhelyezhetnek dokumentumokat (feltölthetnek), illetve olvashatnak onnan.

Vizsgaív

Ez a csomag a vizsgára való jelentkezést és a vizsgahalasztást szabályozza. A tanegységekhez tartozó vizsganapokat az oktatók tűzik ki elektronikusan, meghatározott létszámmal. A hallgatók szintén elektronikusan iratkozhatnak fel, ha még van arra a napra hely. A vizsgahalasztás csak a vizsga előtt meghatározott ideig lehetséges (pl. vizsga előtt 48 óráig), amelyet a szerver órája alapján számol ki a rendszer. Az oktatók minden halasztásról e-mailben értesítést kaphatnak.

Oktatói profil

Az oktatói profil modulban az oktatók/kutatók tehetik közzé standard formátumú önéletrajzukat és publikációs jegyzéküket. A modul két nyelven (magyar/angol) jeleníti meg az információkat. Az önéletrajz több nyelven tölthető fel, ehhez ajánlott az Europass séma használata. Az Europass önéletrajz kitöltéséhez segítséget nyújt a [1] http://www.europass.hu/EPdokumentumok/oneletrajz/ oldal. Az itt elkészített önéletrajzok közvetlenül feltölthetők az ETN-be. A publikációs jegyzék szabványa a BibTeX [2]. A szabványból számos más formátumba exportálhatjuk a publikációs listát: rtf, xml, html, txt, stb. Az oktatói profil egy oktatói lapot jelenít meg, amelyre a saját e-mail cím segítségével lehet hivatkozni az alábbi módon: http://[etn cím]/?[e-mail cím] A nyitólapon az intézmény összes publikációját böngészhetjük a [publikációk (BibTex)] menü alatt.

Intézményi honlap

Az csomag egy ETN-n keresztül szerkeszthető kétnyelvű dinamikus honlapot tartalmaz. A tartalom szerkesztése a honlapon megjelenő szöveg (jogosultságokkal történő) szerkesztését jelenti, szövegszerkesztőhöz hasonló szerkesztési tulajdonságokkal. Lehetőség van hiperhivatkozás, kép beszúrására és manipulálására. Beépített, ETN-ből vett adatokat szolgáltató függvények is dinamikus információval láthatják el a honlapot.

Kérdőív

Az ETN-Kérdőív modul lehetőséget biztosít arra, hogy a felhasználók elektronikus kérdőívet töltsenek ki a felvett kurzusokra, az oktatókra, hallgatókra, munkatársakra vonatkozóan. A kitöltött kérdőíveket a rendszer teljesen anonim módon kezeli, a kitöltő személyét semmilyen ETN jogosultsággal nem lehet megtekinteni. Ugyanakkor biztosított, hogy egy felhasználó a személyre/kurzusra vonatkozóan csak egyszer töltsön ki kérdőívet. Automatikus összegzés, rendezés és exportálási funkciókat tartalmaz a modul.

Oklevél modul

A hatályos hivatali szabványok szerint oklevelet és oklevélmellékletet lehet készíteni. Az integrált modul segítségével külső program használata nélkül, könnyen és gyorsan a jogszabálynak megfelelő oklevélmellékletet lehet előállítani az OKM specifikáció [1] szerinti adatokkal, PDF formátumban. Az elkészült oklevél és oklevélmellékletet a FIR adatszolgáltatásba automatikusan exportálható. Az oklevélmellékletet a rendszer országos leírásokból (központi adatok), az intézményi képzési leírásból (intézményi adatok), a hallgató oklevelének adataiból és a hallgató tanulmányaiból (egyéni adatok) állítja össze magyar és angol nyelven.