Szigorú számadású nyomtatványok

Az ügyiratkezelés során vannak olyan bizonyító erejű dokumentumok, amiket a többitől külön kell kezelni. Ezek a szigorú számadású nyomtatványok, melyek körét a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 168. § szabályozza.

A szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok

"A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni." (2000. évi C. törvény a számvitelről)

Minden olyan nyomtatvány ide tartozik tehát, amely készpénzhez kapcsolódik, mert ha illetéktelen kezekbe kerülnek, és visszaélnek velük, a gazdálkodót komoly károk érhetik.

Szigorú számadású nyomtatványok közé tartozik:

• számla,
• készpénzcsekk (készpénz-felvételi utalvány),
• elszámolási utalvány,
• csekkszerződés alapján igényelt csekkfüzet,
• bevételi és kiadási pénztárbizonylat,
• pénztárjelentés,
• pénztárgépnapló
• nyugta,
• perforált szelvényeket tartalmazó nyugtafüzet,
• gépkocsi-menetlevél,
• sorszámozott űrlapok és sorszámozott űrlapokat tartalmazó füzetek,
• értékjegyek, amelyekért a felhasználás során ellenértéket fizetnek,
• kiküldetési rendelvény stb.

Kezelésük

"A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását" (2000. évi C. törvény a számvitelről)

Az azonosítás szükségessége miatt minden ide sorolt nyomtatvány nyomtatott sorszámmal rendelkezik. Az azonosítási adatot előrenyomva tartalmaznak, a változó adatokat pedig kézzel kell beírni. A felhasználásra való átvételkor és átadáskor nyilatkozatot kell írni, vagy jegyzőkönyvben feljegyezni, a kiadott bizonylatokról pedig összefoglaló nyilvántartást szükséges vezetni. Elkülönítetten kell kezelni és tárolni őket, és biztosítani több lépéses rendszerben az ellenőrzést. A készlet és felhasználás nyilvántartását úgy kell vezetni, hogy megállapítható legyen:

• a felhasználó szervezet
• a felhasznált mennyiség (sorszám szerint)
• a nyomtatványok állománya fajtánként
• az állományban bekövetkezett változások sorszám és jogcím szerint
• a felhasználás időpontja

Megőrzés

A megőrzésről a már említett 2000. évi C törvény 169. §-a rendelkezik.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.

Források

• 2000. évi C. törvény a számvitelről