Egyszeres könyvvitel

A magyar számviteli törvény szerint: „12. § (1) A könyvvezetés az a tevékenység, amelynek keretében a gazdálkodó a tevékenysége során előforduló, a vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetére kiható gazdasági eseményekről - e törvényben rögzített szabályok szerint - folyamatosan nyilvántartást vezet és azt az üzleti év végével lezárja. (2) A könyvvezetés a 159-169. §-okban foglaltak és a számviteli alapelvek figyelembevételével az egyszeres és a kettős könyvvitel rendszerében, csak magyar nyelven történhet.”

Az egyszeres könyvvitel (vagy egyszeres könyvvezetés) egy könyvelési módszer, amely – szemben a kettős könyvvitellel – csak a pénzeszközök változásait rögzíti. A bevételek közé csak a ténylegesen befolyt, a kiadások (költségek) közé csak a ténylegesen kifizetett tételeket kell bejegyezni. Magyarországon 2004. január 1. óta társas vállalkozások nem alkalmazhatják, de az egyéni vállalkozók, alapítványok, társasházak igen.

A számviteli törvény így ír az egyszeres könyvvitelről:

„162. § (1) Az egyszeres könyvvitelt vezető gazdálkodó a kezelésében, a használatában, illetve a tulajdonában lévő pénzeszközökről és azok forrásairól, továbbá a pénzforgalmi gazdasági műveletekről, a pénzforgalmi műveletekhez közvetve kapcsolódó, de tényleges pénzmozgást nem eredményező végleges vagyonváltozásokról, nem pénzben kiegyenlített bevételekről, ráfordításokról olyan könyvviteli nyilvántartást (pénzforgalmi könyvvitel) köteles vezetni, amely ezen eszközökben és forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, folyamatosan, áttekinthetően mutatja. E könyvviteli nyilvántartáshoz kapcsolódóan az egyszerűsített beszámoló összeállításához szükséges, hogy a gazdálkodó az eszközökről, a forrásokról részletező nyilvántartásokat is a valóságnak megfelelően és folyamatosan vezessen.

(2) A pénzeszközökről és azok forrásairól, valamint az azokban beállott változásokról vezetett könyvviteli nyilvántartási kötelezettségnek naplófőkönyv vagy más, a követelményeknek megfelelő nyilvántartás vezetésével lehet eleget tenni. Az alkalmazott nyilvántartási rendszernek olyannak kell lennie, amely a teljes üzleti pénzforgalmat, a pénzforgalomhoz kapcsolódó, de pénzmozgással nem járó vagyon- és eredményváltozásokat az elszámolások egyezőségét biztosító formában mutatja ki.

(3) A könyvvezetés folyamatosságáért és helyességéért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felelős.”

A törvény tehát nem sorolja fel az egyszeres könyvvitel által használandó nyilvántartásokat, ehelyett csak általános rendelkezéseket tartalmaz.

Az egyszeres könyvvitelt vezető gazdálkodó köteles a kezelésében, használatában vagy tulajdonában lévő pénzeszközökről és azok forrásairól, valamint a pénzforgalmi gazdasági műveletekről, a pénzforgalmi műveletekhez közvetve kapcsolódó végleges vagyonváltozásokról, és a nem pénzben kiegyenlített bevételekről és ráfordításokról nyilvántartást vezetni. Emellett, azért, hogy össze lehessen állítani az egyszerűsített éves beszámolót, részletező nyilvántartásokat kell vezetni a gazdálkodó egyéb eszközeiről és forrásairól is.

Az egyszeres könyvviteli nyilvántartás szintetikus és analitikus nyilvántartásokból tevődik össze. Ez a két nyilvántartási kategória zárt rendszert képez, vagyis, egymással szoros kapcsolatban vannak.

Szintetikus nyilvántartások

Szintetikus (összegző) nyilvántartások: pénztárkönyv, illetve a naplófőkönyv.

Pénztárkönyv

A pénztárkönyv egy pénzforgalmi szemléletű nyilvántartás, amely a végleges bevételeket és kiadásokat tartja nyilván. Bankszámlaforgalom nyilvántartására nem alkalmas. A pénztárkönyvbe a tevékenységgel kapcsolatos bevételeket és kiadásokat kell folyamatosan, időrendi sorrendben bejegyezni. Az adatbevitel történhet havonta, negyedévente, de akár évente is, attól függően, hogy a bevallási és fizetési kötelezettségek milyen gyakoriságot követelnek meg. A pénztárkönyvi könyvelést az szja-törvény (1995. évi CXVII. törvény 5. számú melléklete) előírásai szabályozzák:
„A pénztárkönyv legalább a következő adatokat tartalmazza:
a) sorszám;
b) a gazdasági esemény időpontja;
c) a bizonylat sorszáma;
d) a gazdasági esemény rövid leírása (így különösen ellenérték, anyagbeszerzés, tárgyi eszköz beszerzése, nyújtott vagy kapott kölcsön);
e) bevételek, ezen belül külön feltüntetve

ea) az adóköteles bevételeket,

eb) a fizetendő általános forgalmi adót,

ec) a jövedelem kiszámításánál figyelembe nem veendő bevételek;

f) kiadások, ezen belül külön feltüntetve

fa) a költségként elszámolható kiadásokat a következő bontásban

- anyag- és árubeszerzés,

- a közvetített szolgáltatások értéke,

- az alkalmazottak bére és közterhei,

- vállalkozói kivét (csak a vállalkozói jövedelem szerinti adózást alkalmazó egyéni vállalkozó esetében),

- egyéb költségként elszámolható kiadás;

fb) a költségként el nem számolható kiadásokat a következő bontásban

- beruházási költség,

- a levonható általános forgalmi adó,

- egyéb, költségként el nem számolható kiadás.”

Gyakori kérdés a pénztárkönyvvel kapcsolatban, hogy mikor kell könyvelni a bevételeket. A válasz: „A készpénzt a felvétele napján, a banki átutalást vagy a kamat összegét a jóváírás napján, a vagyoni értéket (ingó, ingatlan vagyoni értékű jog, értékpapír, szolgáltatás) a megszerzés napján kell bevételként feltüntetni akkor is, ha az korábbi vagy későbbi évekre vonatkozik.” Az átutalással fizetendő számla értékét, tehát, először a részletező nyilvántartásba („Vevőkkel (megrendelőkkel) szembeni követelések nyilvántartása”) jegyezzük be, és a tényleges kifizetés (banki jóváírás) napján vezetjük be a pénztárkönyvbe.

A téves bejegyzéseket át kell húzni, majd javítani, és aláírni. Minden könyvelési időszak végén az utolsó tételt alá kell húzni, és zárást kell végezni (pl. „Február havi zárás”). A pénztárkönyvet az adóhatósággal nem kell hitelesíttetni.

Naplófőkönyv

Az egyszeres könyvvitelben használható naplófőkönyvi könyvelésre a számviteli törvény (2000. évi C. törvény a számvitelről) 162. § (2) utal.

Ha a gazdálkodó bankszámlaforgalma jelentős, akkor naplófőkönyv vezetése ajánlott. Egyidejűleg két rovatcsoportba kell könyvelni: pénzforgalmi rovatok (bankszámla- és pénztárrovat) és részletező rovatok. Ezek a rovatok tartalmukban megfelelnek a kettős könyvvitelben alkalmazott számláknak, de kevesebb adatot tartalmaznak.

A részletező rovatokat úgy kell tagolni, hogy az adott gazdálkodó vagy szervezet igényeinek megfeleljen, de valamennyi bevételt, költséget, kiadást be kell jegyezni. E rovatok tartalma attól is függ, hogy a gazdálkodó szervezet milyen feladatokat lát el.

A naplófőkönyvbe az adatok bejegyzése kétszeres (ami látszólag ellentmond az egyszeres könyvvitel elvének): mindig könyvelni kell a Pénztár, illetve a Bankszámla növekedés vagy csökkenés rovatát, attól függően, hogy beérkező vagy kimenő pénzekről van-e szó. Emellett a pénzmozgással együtt járhat a kötelezettségek vagy követelések állományának változása is.

A naplófőkönyv oszlopai:

• Sorszám
• Kelet
• A bizonylat száma
• A gazdasági esemény rövid leírása
• Bankszámla
  • Bevétel
  • Kiadás
  • Egyenleg
• Pénztár
  • Bevétel
  • Kiadás
  • Egyenleg
• Bevételek
  • Az adó alapjába beszámító bevételek
  • Az adó alapjába be nem számító bevételek
  • Fizetendő áfa
• Ráfordítások, költségek (kiadások)
  • Költségnek minősülő kiadások
    • anyag- és árubeszerzés
    • munkabér
    • munkabér közterhei
    • vállalkozói kivét
    • egyéb kiadások
  • ÁFA (a számlákban előzetesen felszámított)
  • Költségnek nem minősülő egyéb kiadások
• Követelések
  • Csökkenés
  • Növekedés
• Kötelezettségek
  • Csökkenés
  • Növekedés
• A jegyzett tőke és tőketartalék
  • Csökkenés
  • Növekedés
• Pénzügyi eredmény elszámolása
  • Csökkenés
  • Növekedés

Az adatokat a bizonylati fegyelem betartásával, a készpénzmozgással egyidejűleg, illetve a hitelintézeti értesítés megérkezésekor kell bejegyezni. Az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket legkésőbb a tárgyhót követő 15-ig kell rögzíteni.

Papír alapú naplófőkönyv esetén, ha egy könyvelési időszak tételei nem férnek ki egy lapon, az oszlopokat alul összesíteni kell, és át kell vinni a következő lapra. Minden könyvelési időszak végén az utolsó tételt alá kell húzni, és zárást kell végezni (pl. „Február havi zárás”). Záráskor a pénzforgalmat nem érintő, de a beszámoló összeállításához szükséges tételeket (például: árfolyamveszteség) is könyvelni kell.

A téves bejegyzéseket át kell húzni, majd javítani, és aláírni. A naplófőkönyvet az adóhatósággal nem kell hitelesíttetni, de olvasható formában legalább 8 évig meg kell őrizni.

Analitikus nyilvántartások

Az analitikus (részletező) nyilvántartások a szintetikus nyilvántartásokat egészítik ki. Olyan részletező nyilvántartásokat kell vezetni, amelyek az adóköteles jövedelem megállapításához szükségesek. Ezeket az 1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról (szja-törvény) 5. számú melléklete sorolja fel:

1. A vevőkkel szembeni követelések nyilvántartása;
2. A szállítókkal szembeni tartozások nyilvántartása;
3. Tárgyi eszközök, nem anyagi javak nyilvántartása;
4. Beruházási és felújítási költségnyilvántartás;
5. Tőkejövedelmek nyilvántartása;
6. Munkabérek, más személyi jellegű kifizetések nyilvántartása;
7. Gépjármű-használati nyilvántartás (útnyilvántartás);
8. Hitelbe vagy bizományba történő értékesítésre átadott áruk nyilvántartása;
9. Egyéb követelések és kötelezettségek nyilvántartása;
10. Leltár (év végén vagy a tevékenység megszüntetésének napján);
11. Alvállalkozók nyilvántartása;
12. Szigorú számadású bizonylatok nyilvántartása;
13. Selejtezések nyilvántartása.

Az egyszeres könyvvitel végezhető e célt szolgáló (akár saját készítésű) űrlapok vagy nyomtatványok, illetve számítógépes szoftver segítségével. Ma a gazdálkodók jelentős része számítógépen végzi könyvelését.

Források

• Horváthné Szabó Beáta, Horváth Miklós: Könyveld magad - Egyszeres könyvvitel („Vállalkozási praktikák” sorozat), ISBN 963 03 6629 0, Média Team, Budapest, 2000