Időtervezés

Ez a cikk a projektmenedzsmentben alkalmazott időtervezésről szól.

Időtervezés

Időtervezés

Egy projekt időterve lényegét tekintve a projekt eredményt létrehozó tevékenységfolyamat elemeinek (tevékenységeinek) időbeli összefüggéseit grafikai úton is megjelenítő teljesítési programja. A projekt időtervének kiemelten hangsúlyozott funkciója, hogy a megvalósításban a kommunikáció hatékony eszközéül is szolgál. Ennek a követelménynek az időterv akkor tud megfelelni, ha:

• egy adott teljesítési folyamat tevékenységeinek időbeli összefüggéseit grafikailag úgy jeleníti meg, ahogyan a jellemző munkafolyamatok szerint ténylegesen létrejönnek,
• az alkalmazott grafikai ábrázolás szemléletmódja alkalmazkodik a tervben foglalt tevékenységek teljesülésének bekövetkezéséhez,
• az időterv részletezettségi szintje megfelel a tervet felhasználók információigényének.

Az időtervezés legfontosabb céljai

• a projekt átfutási idejének meghatározása,
• a részfeladatok, tevékenységek kezdési- és befejezési időpontjában kiszámítása,
• az események bekövetkezési időpontjában megállapítása,
• az átfutási időt közvetlenül befolyásoló részfeladatok meghatározása (kritikus tevékenységek)
• a legkorábbi- és legkésőbbi időpontok meghatározása a nem-kritikus tevékenységeknél.

A projektmenedzsmentben alkalmazott időtervezési megoldások kialakult ábrázolástechnikái között a leggyakrabban előfordulók az oszlop, illetve sávdiagramok, valamint a halódiagramok. Például a Gantt-diagram.

Tényleges időtartam

Egy adott feladat időtartama és a tényleges időtartam között tekintélyes eltérés lehet. Ha például egy újságcikk megírása két napig tart, de a szerzőnek egyéb kötelezettségei is vannak, akkor akár tíz napba is beletelik, mire a cikk elkészül. Ebben az esetben a feladat időtartama két nap, de a befejezés ténylegesen tíz napot igényel. Az eltérés leggyakrabban más, szorosabb határidejű munkák és elfoglalt emberek előjegyzéseinek összeegyeztethetetlensége okozhatja.

Hogyan becsüljük fel az időt?

Az alábbi tanácsok segítenek abban, hogy pontosabban állapítsuk meg a feladatok idejét:

• A nagyobb feladatokat bontsuk kisebb, jobban kezelhető részegységekre!
• Ne keverjük össze a feladat időtartamát a tényleges időtartammal! Először jelöljük ki a feladatokhoz szükséges időt, majd próbáljunk meg reális határidőket meghatározni!
• Viszonyításképpen hasonló feladatokat vegyünk figyelembe!
• Mások tapasztalatait is hasznosítsuk becslésünk ellenőrzésekor!

Az időtartam kiszámításának képlete

Tegyük fel, hogy egy különleges szakmai tudással rendelkező alkalmazottat kell felvennünk. Van már a kezünkben egy önéletrajz, melynek írója ígéretes jelölt, ráadásul azonnal munkába tud állni. Még a hétvége előtt sort kerítünk a meghallgatására. Ezen felül egy fejvadász céggel is egyeztetünk, és szükség esetén vasárnap az újságban is megjelenik a hirdetés. Ebben az esetben a megfelelő munkatárs megtalálásához a következő időtartamot előlegezzük meg:

Optimális időtartam: 1 hét

Valószínű időtartam: 12 hét

Maximális időtartam: 14 hét

Ezekből a következőképpen számolhatjuk ki az észszerűen várható időtartamot:

optimális időtartam + 4x(valószínű időtartam) + maximális időtartam 6

Tehát: (1 + 48 + 14)/6 = 10,5 hét

Ha a késedelemnek komoly következményei lehetnek, ajánlatos pesszimistábban megközelíteni a várható időtartamot:

optimális időtartam + 3x(valószínű időtartam) + 2x(maximális időtartam) 6

A fenti példában tehát várhatóan (1 + 36 + 28)/6 = 10,8 hétre lesz szükség.

Időtervek ábrázolása

Általánosan alkalmazható ábrázolástechnikai megoldású időterveknek azokat az időtervezési megoldásokat nevezzük, amelyek alkalmazhatóságát alapvetően nem befolyásolják a projektben foglalt tevékenységek specifikumai. Így eleget tesznek az egyetemesség, a pontosság, a rugalmasság és az áttekinthetőség követelményeinek.

Időterv ábrázolásmódjának kiválasztása

Az időterv megfelelő ábrázolásmódjának kiválasztásához a tervet felhasználó személyek elvárásait, mint a szervezeti környezet sajátosságait is meg kell említeni, ami az időterv részletezettségi szintje iránti igényben jut kifejezésre. Az időterv részletezettségi szintjében foglalt információs igényszint tekintetében a következő felhasználói csoportokat célszerű megkülönböztetni:

• a felső vezetői,
• a projektvezetői és
• a projekt teljesítését végzők információs igényszintje.

A felső vezetői információs igényszint általában kevésbé részletezett felbontási szinten kialakított időtervet igényel, ami így viszonylag kevés tevékenységszámot jelent, többnyire az első vagy második felbontási szintnek megfelelően.

A projektvezetői igényszint legalább olyan részletezettségű felbontási szinten kialakított időtervet követel, amely megfelel az erőforrás-allokáció és a tevékenység alapú költségbecslés – így a projektkontroll – kialakítása számára is.

A projekt teljesítését végzők számára ugyanakkor részletes, a teljesítési nap igényeit kielégítő részletezettségü időterv szükséges, kinek-kinek a felelősségi körébe tartozó tevékenységekre vonatkozóan.

Az aktuális információs igényszintet kielégítő részletezettségi szint meghatározható a tevékenységi struktúra segítségével, majd a projektfolyamatra jellemző munkafolyamat-interdependencia és a felhasználói igényszint tekintetbevételével az alábbi szabályok alapján kiválasztható a megfelelő – mind a projekt sajátosságaihoz, mind a tervet felhasználók igényeihez illeszkedő – ábrázolásmód.

• Amennyiben az adott tevékenységfelbontási szinten kevés a tevékenységszám (40-50 alatti), miközben viszonylag sok az átfedés vagy várakozás a tevékenységek között, de kevés az egymást nem közvetlenül követő tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolat, úgy az időterv leginkább megfelelő ábrázolásmódja a Gantt-diagram. (valakinek biztosan van ehhez szócikke, ide hivatkozás kell)
• Amennyiben az adott tevékenységfelbontási szinten nagyszámú tevékenység található, miközben viszonylag kevés a tevékenységek közötti átfedés vagy várakozás, de jelentős számú az egymást nem közvetlenül követő tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolat, úgy megfelelő lehet a tevékenységeket nyíltként, illetve geometriai alakzatként értelmező hálódiagram is. (ide is lehet van hivatkozás)
• Amennyiben az adott tevékenységfelbontási szinten nagyszámú tevékenység található, miközben nagyobb mennyiségű tevékenységek közötti átfedés vagy várakozás fordul elő, és az egymást nem közvetlenül követő tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolatok száma is jelentős, úgy a legmegfelelőbb időtervi ábrázolásmód a tevékenységeket geometriai alakzatként értelmező hálódiagram.

Az időtervben alkalmazott ábrázolásmódok azonban nem csak az ábrázolástechnikai szempont alapján, hanem a szemléletmód alapján is csoportosíthatóak. Ennek megfelelően megkülönböztetünk tevékenységi szemléletű és esemény szemléletű ábrázolásmódokat is.

Függetlenül az ábrázolástechnikai és a szemléletmódbeli különbségeken, az időtervezés maga lehet determinisztikus vagy sztochasztikus. Determinisztikusnak azt az időtervezési közelítésmódot tartjuk, amelynek során minden projektbeli tevékenységhez egy adott időtartamot rendelünk. Ezzel szemben sztochasztikusnak az a tervezési eljárás nevezhető, amely a tevékenységi időtartamokat három lehetséges időtartam alapján alakítja ki. Eredendően ugyan a sztochasztikus időtervezés a PERT (Program Evaluation and Review Technique) időtervezési eljáráshoz kötődött, valójában azonban bármelyik ábrázolásmód kapcsán alkalmazható. A sztochasztikus időtervezés során az egyes időtartamok tervezésében figyelembe vett mértékek a következő három becslési adatokból kiindulva határozzák meg:

• optimista időtartam, ami azt a tevékenységi időtartamot jelöli, amely alatt az adott tevékenység akkor teljesíthető, ha a befolyásoló bizonytalansági tényezők legkedvezőbb értékben következnek be,
• reális vagy legvalószínűbb időtartam, ami azt a tevékenységi időtartamot jelöli, amely alatt a tevékenység általános esetben teljesíthető,
• pesszimista időtartam, ami azt a tevékenységei időtartamot jelöli, amely alatt az adott tevékenység akkor teljesíthető, ha a befolyásoló bizonytalansági tényezők a legkedvezőtlenebb értéken következnek be.

Források

• Görög Mihály: Projekttervezés, Aula Kiadó, 2008
• Görög Mihály: Projekttervezés mestersége, Aula Kiadó, 2003
• Peter Hobbs: Scolar önfejlesztő program projektmenedzsment, Scolar kiadó
• Szűcs István-Grasselli Norbert: A projektmenedzsment elmélete és gyakorlata, Szaktudás Kiadó Ház, Budapest, 2007

Lásd még

Program Evaluation and Review Technique

Project