Projektek humánerőforrás szükséglete

A Wikipédiából, a szabad enciklopédiából
Ugrás a navigációhoz Ugrás a kereséshez

A projekt humánerőforrás szükséglete[szerkesztés]

Erőforrás allokáció[szerkesztés]

A projektek emberi erőforrásának tervezéséhez szokás használni az emberi erőforrások szakmai leltárának mátrixát, valamint a feladat-felelősség mátrixot. A szakmai leltár mátrixban szokás jelölni a vállalat rendelkezésére álló munkatársakat (sorban jelöljük), valamint a szükséges szakmai kompetenciákat (oszlopokban jelöljük). Így ennek segítségével kirajzolható, hogy a vállalatban ki rendelkezik a szükséges kompetenciákkal. A feladat-felelősség mátrixban ugyanennek a módszernek a segítségével jelölhető, hogy az adott projektben a részt vevő munkatársak, valamint tevékenységek között milyen kapcsolat lehetséges (Görög, 2008; Görög, 2003).

pl.: szakmai leltár mátrixa

Minőségbiztosítás Beszerzés Projektkontroll Projekt dokumentumok készítése Pénzügyi folyamatok
A.B. X Cella szövege Cella szövege X Cella szövege
C.D. Cella szövege X Cella szövege Cella szövege Cella szövege
E.F. Cella szövege Cella szövege X Cella szövege X
G.H. Cella szövege Cella szövege X Cella szövege Cella szövege
I.J Cella szövege Cella szövege Cella szövege Cella szövege Cella szövege

A sikeres projektek lelke az emberek, akiket előremozdítóknak, stakeholdereknek nevezzük. Az emberi erőforrásoknak elengedhetetlen szerepük van a szervezetek életében. A kis projektek esetén könnyebb azonosítani a főbb szereplőket, de nagyobb projekteknél ez sokkal nehezebb, és több időt is igényel. A projektmenedzserek feladata a stakeholderek azonosítása. Ide tartoznak az ügyfelek, döntéshozók, beszállítók, alkalmazottak, bővebb értelmezésben ide tartoznak mindazok, akik részt vesznek a projektekben, vagy hatással vannak a projekt eredményeire. A projektekben a stakeholderek azonosítása elengedhetetlen feladat. Azonosításuk folyamatos feladat. A sikeres projektek megvalósítása érdekében szükséges meghatározni a projekt szereplőit, feladataikat (Verzuh, 2006; Hajós-Berde, 2007).

A legfontosabb stakeholderek[szerkesztés]

Projektirányító Bizottság[szerkesztés]

A Projektirányító Bizottság látja el a projekt legfelsőbb szintű (opcionális) vezetését. A Bizottság olyan minimum három tagú testület, amelynek összetételéről a projektszponzor dönt. Olyan problémákat kezel, amely a projektvezetés szintjén nem oldható meg, mindemellett döntéseket hoz a stratégiai kérdésekben. A Projektirányító Bizottság feladatköre több területet érint: •a sikeres projekt megvalósításához szükséges humán-, anyagi-, infrastrukturális erőforrások biztosításával kapcsolatos kérdésekben dönt •a projekt működési szabályzatának jóváhagyása •a projektek stratégiai irányvonalának meghatározása •döntések meghozatala •jogi kötelezettségvállalások jóváhagyása •közbeszerzések jóváhagyása •a projektterv elfogadása A Projektirányító Bizottság döntéseit konszenzusos alapon hozza meg. Ahol konszenzusos alapon nem születik döntés, ott a kérdést a projektszponzor elé kell terjeszteni. Azon projektek esetében, ahol közbeszerzési eljárás valósul meg, ott a Projektirányító Bizottság a közbeszerzési ügyekért felelős szervezeti egység egy munkatársa. A Projektirányító Bizottság elnöke: Személyéről a projektszponzor dönt. Feladatai: •nyomon követi a projektvezető munkáját •értékeli a projektvezető munkáját (Verzuh, 2006; Benkó, é.n.; sz.n., 2008)

Projektigazgató[szerkesztés]

A projektigazgató a Projektirányító Bizottság által felállított magasabb szintű személyi felelőse (stratégiai és operatív), főként ellenőrzési és döntéshozási jogkörökkel (Poór, 2010).

Projektmenedzsment team[szerkesztés]

Minden olyan csoport vagy személy team tagnak tekinthető, aki idejével, képességeivel, erőfeszítéseivel hozzájárul ahhoz, hogy a projekt sikeresen záruljon. A team tagjainak meghatározása a projekt elején kell, hogy megtörténjen, a definiálási és tervezési szakaszban. Sok team tag kicsi, de annál fontosabb szerepet játszik. A projektmenedzser feladata, hogy megkülönböztesse a részmunkaidős, ideiglenes tagokat a team magjától. Ez azért nagyon fontos, mert más-más kommunikációs stratégiára van szükség (Verzuh, 2006). Fontos, hogy a projekt team összhangban legyen az adott projekttel. A projekt team irányítója a projektmenedzser, aki a projekt team élén áll. Mivel ez túl nagy felelősséggel, sok feladattal jár, így számba vehető az a megoldás, hogy nagy projektek esetén a projektet részprojektekre bontják, melyben a projektrészeknek külön felelőse van (Imreh, 2008).

Projektmenedzser[szerkesztés]

A projektmenedzser a projektmenedzsment team tagja, a projektszponzor jelöli ki. A projektmenedzsment meghatározása különös körültekintést igényel, hiszen projektvezetési tevékenység mellett jelenthet projektvezetői teamet is, továbbá vezetési technikát, módszert és eszközt is. A projekt irányítása során speciális vezetői tevékenységre van szükség, amelynek magába kell foglalnia az öt klasszikus menedzsmentfunkciót: •projekttervezés •projektszervezés •projektirányítás •projekt ellenőrzés •projekt továbbfejlesztése A projektvezető feladatköre igen szerteágazó. Az öt fő menedzsmentfunkció mellett a projektmenedzsernek összhangban kell tartani a csoportot a projekt folyamatában. Dolgozhat a projektterven, a stakeholdereket azonosíthatja, nyomon követheti a költségek alakulását és dönthet vitákban. Tehát látható, hogy a projektmenedzser mindig alapvető pontosságú szerepet játszik a projektekben. A projekt összes feladatát egyensúlyban kell tartania. Feladata, hogy ki kell választania a projekt stakeholdereinek szerepét, legfőképp a sajátját. Mindemellett feladatai közé tartozik, hogy a projektiroda munkáját koordinálja. A projekt sikeres megvalósulása érdekében elengedhetetlen, hogy a projektvezető ellenőrizze, koordinálja a munkacsoportokban dolgozók munkáját. További fontos feladat a projektkommunikáció biztosítása (kereszthivatkozás Anikó szócikkével), hiszen az információ áramlás szabályozásának köszönhetőenhatékonyabb munka valósulhat meg. Szintén fontos feladat a projekten belüli tevékenységek koordinálása, projektértekezletek szervezése és lebonyolítása, a projektmunkacsoport tagok felelősségének meghatározása. A projektvezető felelőssége igen nagy, többek között az irányítással és megvalósítással kapcsolatos feladatok kapcsán. Így felelősséget kell vállalnia: •projektkockázatok kezelésében (kereszthivatkozás Ian szócikkével) •projekt költségvetése kapcsán •feladatok végrehajtása, ellenőrzése során •a projekt indikátorainak megvalósulása során (kereszthivatkozás Anikó szócikkével) •konfliktusok kezelésében •feladat-végrehajtások ellenőrzése kapcsán •projektek dokumentálásának ellenőrzése A projektvezető kötelezettségei: •A projektvezető köteles legalább havonta beszámolni a Projektirányító Bizottságnak. •Késedelem nélkül biztosítani kell a megfelelő minőségű teljesítést (Verzuh, 2006; Poór, 2010; Hobbs, 2010; Imreh, 2008; Benkó, é.n.; sz.n., 2008).

projektmunkacsoport tagok, vezetők[szerkesztés]

A projektmunkacsoportok tagjait a projektvezetők kérelme, illetve javaslata alapján választják ki. A munkacsoport feladata az operatív munkavégzés, azaz: •a döntés-előkészítő anyagok összeállításában, szakmai koncepciók elkészítésében vesznek részt, •a projekttervben meghatározott szakmai feladatok határidőre történő végrehajtására, •a projekt feladatainak szakmai és gyakorlati előkészítésére és megvalósítására, •a Projektirányító Bizottság döntéseinek végrehajtására, •a Projektvezető tájékoztatására a projekt előrehaladásáról és az esetleges akadályokról, •a projektértekezleteken történő részvétel (Verzuh, 2006).

projektszponzorok[szerkesztés]

A projektszponzorok fontos szerepet játszanak a projektek életében, hiszen a szponzorok biztosítják a projekt megvalósításához szükséges erőforrásokat, működési feltételeket. Személye a projektben részt vevő szervezeti egységek felelőse a projekt felügyeletét ellátó felsővezetők egyike. Tehát a szponzor az a hivatalos jogkörrel rendelkező ember, aki végső soron felelős a projektért. A szponzor lehet senior ügyvezető vagy junior menedzser, helyzete és jog köre a szervezetben minden projekttől független, így független kapcsolatot teremthet a projekt és a normális döntéshozási folyamat között. A szponzor a projektmenedzser nevében is eljárhat, tanácsot adhat, vagy befolyásolhatja a projekt prioritásait is. Sok esetben a projektmenedzserét meghaladó jogkörrel rendelkezik. A szponzorok feladatai: A szponzorok elsősorban a jogkörével járul hozzá a projekthez. A szponzor a projekt minden fázisában nagy szerephez jut, de legfőbb feladatai: •támogathatja projektmenedzsert az alapító okirat megfogalmazásával (megnevezi az új projektet, célját és a projektmenedzsert) •segíti a tevékenységfelelős mátrix kialakításában (megmutatja, hogy mely stakeholder csoportot érinti a projekt) •átnézi és jóváhagyja a munkakimutatást, amely leírja a célokat, korlátokat és a projektmenedzsment irányelveit (SOW) •jóváhagyhatja a projekttervet. Ez azért nagyon fontos lépés, mert ellenőrizheti, hogy az minőség- költség- idő egyensúly megvalósul-e a tervben. •tanáccsal láthatja el a projektmenedzsert, valamint rendszeresen konzultálhat vele a projekt helyzetéről. Fontos, hogy a szponzornak még a problémák fellépése előtt csatlakozni kell a projekthez, hiszen így tud részt venni a problémamegoldásban. •felügyeli és fenntartja a projektek más projektekhez viszonyított prioritását. Nagyon fontos pont, hiszen a szervezeteknek korlátozottan áll rendelkezésükre az erőforrások, s több érvényes projektjük van, mint amennyi idővel, pénzzel és idővel rendelkeznek. Ezért tisztában kell lenniük a saját kompetenciahatáraikkal, s tisztában kell lenniük, hogy milyen prioritást állítanak fel. •segíti a projektmenedzsert a szervezeti akadályok legyőzésében. Azokban az esetekben, amikor a projektmenedzsernek a kompetenciahatára megszűnik a bürokráciával szemben, akkor a szponzor intézkedik a projekt nevében. A projektek sikerességének kulcsa a megfelelő hatáskörű, érdekelt szponzor, hiszen megvédi a projektet, segíti a projekt előrehaladását, valamint olyan hivatalos jogköre van, amellyel a projektmenedzser nem rendelkezik (Verzuh, 2006). A szponzor az egyetlen személy, aki lezárhatja a projektet (Hobbs, 2000).  

Források[szerkesztés]