Bizonylat

A bizonylat a gazdasági események számviteli nyilvántartása céljából készített okmány, amely rendelkezik a számvitelre vonatkozó jogszabályok által meghatározott tartalmi és formai kellékekkel.

Fogalma

A számviteli törvény (2000. évi C. tv) 166. §-a definiálja a bizonylat fogalmát: Bizonylat minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített külső vagy belső okmány (pl. számla) függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától –, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartására készítettek és annak megtörténtét hitelt érdemlően bizonyították.

Magyarországi előírások

A magyar számvitelre vonatkozó, 2000. évi C. törvény szerint a számviteli bizonylatok kötelező kellékei:

• a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója;
• a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése;
• a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása;
• a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell;
• a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően - értékbeni adatai;
• külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét;
• bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik;
• a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás;
• a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása;

A bizonylatokra vonatkozóan a jogszabályok a bizonylat fajtájától függő megőrzési időt írnak elő. A megőrzési idő alatt biztosítani kell az adatok olvashatóságát, ami azt jelenti, hogy elektronikus formában őrzött bizonylatok esetében meg kell őrizni az adatok olvasását biztosító hardver és szoftver eszközöket is.

Fajtái

Nyelve szerint

Bizonylat nyelve szerint: lehet magyar és idegen nyelvű. A bizonylatot magyar nyelven kell kiállítani, de az adatok más nyelven is feltüntethetőek. Az idegen nyelven kibocsátott, illetve befogadott bizonylatokon azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez szükségesek, magyarul is fel kell tüntetni.

Keletkezési helye szerint

- belső: ott helyben írja alá az átvevő (pl. pénztárbizonylat)

- külső: cégen kívül keletkezik (pl. átutalási megbízás)

Adatfeldolgozásban betöltött szerepük szerint

- elsődleges az a bizonylat, amelyet a gazdasági művelet, esemény megtörtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában készítenek (pl. pénztárbizonylat).

- másodlagos az a bizonylat, amelyet az elsődleges bizonylat alapján készítettek további feldolgozás vagy megőrzés céljára (pl. számlamásolat).

- összesítő az a bizonylat, amelyet több elsődleges vagy másodlagos bizonylat meghatározott célú összesítése céljából készítenek (pl. leltárösszesítő, időszaki pénztárjelentés).

Kezelési módjuk szerint

Szigorú számadású: a kibocsátót bizonyos nyomtatványok esetében szigorú számadási kötelezettség terheli. Ennek célja, hogy a gazdálkodás elszámoltatható, ellenőrizhető legyen, illetve megelőzhetőek és elkerülhetőek legyenek a nyomtatványokkal történő visszaélések és károkozások. A szigorú számadású bizonylatok szigorúan sorfolytonos számozással vannak ellátva, továbbá a kiállítás sorrendjének követnie kell a sorszámozás rendjét (pl. számla, értékpapír, nyugta, pénztárbizonylat).

A szigorú számadású bizonylatok körét a Számviteli törvény határozza meg:

„168.§ (1) A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni.

(2) A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli.

(3) A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását.”

Bővebben lásd még: Szigorú számadású nyomtatványok.

Egyéb: szigorú számadási kötelezettség alá nem tartozó nyomtatványok, amelyeket fajtánként elkülönítve kell tárolni és hozzáférhetőségüket biztosítani (pl. átutalási megbízás, üzembehelyezési okmány).

Előállítási módjuk szerint

Bizonylat kiállítható papír alapon illetve elektronikus formában is.

- Papír alapú bizonylat: kiállítható számlatömbből és gépi számlázás útján. A számítástechnikai eszköz útján, papírra nyomtatott számla (gépi számlázás) és a számlázóprogram részletes szabályairól a 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet előírásai rendelkeznek.

- Elektronikus bizonylat (elektronikus számla): abban az esetben bocsátható ki, ha azt legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel hitelesítik (PKI) vagy EDI rendszeren keresztül készül. Az elektronikus számlázás részletes szabályairól az Áfa törvény 175. §-a rendelkezik.

Tartalma szerint

- pénzügyi bizonylatok: számla, banki átutalás, beszedési megbízás, csekk, számlakivonat stb.

- tevékenységi bizonylatok: megrendelés, visszaigazolás, fuvarlevél stb.

- átvételi bizonylatok: átvételi bizonylat, iratátvételi könyv stb.

- vegyes: Idesoroljuk azokat a bizonylatokat, amelyek a számviteli rendszerben a vegyes könyvelési tételek bizonylatait alkotják (pl. összesítő-, helyesbítő-, átvételezési bizonylatok, feladások, céltartalék képzés-, értékvesztés elszámolásának bizonylata, hitelezési veszteségek leírásának, a bérelszámolás és az adó elszámolásának bizonylatai).

Bizonylatkészítés és -kezelés

Kiállítás

A bizonylatra az adatokat úgy kell felvezetni tintával, írógéppel vagy nyomtatóval, hogy azok olvashatóak, megmásíthatatlanok, és hiánytalanok legyenek. Pénzösszegről szóló bizonylatoknál az összeget számmal, és betűvel is fel kell tüntetni. Javításnál a hibásan feljegyzett adatot át kell húzni és a helyes adatot úgy kell rá felvezetni, hogy az eredeti beírás jól látható maradjon. A javítást el kell látni dátummal és a javító kézjegyével. Ezt minden példányon meg kell ismételni.

Iktatás

A gazdálkodó szervezeteknek rendelkezniük kell iratkezelési szabályzattal. Az iratkezelési szabályzat tartalmazza az adott vállalkozáshoz beérkező dokumentumok és okmányok (bizonylat) átvételére vonatkozó jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos, valamint az azt követő teendőket.

Ellenőrzés

A bizonylatok ellenőrzésénél meg kell bizonyosodni azok hitelességéről, szabályszerűségéről, pontosságáról.

Könyvelés

A feldolgozás a gazdálkodó könyvelésében való feljegyzést jelenti. Ez a könyvelés jelentheti az ún. analitikus és főkönyvi könyvelést is. Feldolgozni csak hibátlan, szabályosan kitöltött bizonylatokat lehet.

Irattározás, megőrzés

A Számviteli törvény 169. § (2) bekezdése a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatok megőrzési idejét legalább 8 évben határozza meg, amelyeket az éves zárás befejezéséig a feldolgozás helyén kell tárolni. Az éves zárást követően a bizonylatokat irattározni kell a megőrzési határidőig (alapbizonylat: 8 év; beszámoló és az azt alátámasztó bizonylatok: 10 év; bér-, munkaügyi és társadalombiztosítási bizonylatok: 50 év). A megőrzési idő alatt biztosítani kell az adatok olvashatóságát, illetve ki kell zárni a törlődés, véletlen megsemmisülés, sérülés lehetőségét, továbbá a jogosulatlan hozzáférés esélyét. Elektronikus adatoknál nemcsak az adatokat kell megőrizni, hanem a szoftvert és a szükséges hardvert is.

Megsemmisítés

A bizonylatok a megőrzési határidő lejárta után a selejtezés általános szabályai szerint megsemmisíthetők.

Források

• 2000. évi C. törvény a számvitelről (számviteli tv.)
• 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról (Áfa tv.)
• 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről