Üzletifolyamat-kezelés (BPM)
Az üzletifolyamat-kezelés (angolul Business Process Management, röviden BPM) egy teljes körű kezelési megközelítés[1], amely arra fókuszál, hogy elegyengessen egy szervezetet a kliensek akaratával és szükségleteivel. Elősegíti a hatékonyságot az újítások és rugalmasság felé való törekvés és a technikai integráció során. A BPM folyamatosan próbálja meg tökéletesíteni a folyamatokat. Épp ezért "folyamat optimalizációs folyamatként" is lehet értelmezni. Bizonyított, hogy a BPM lehetővé teszi, hogy a szervezetek sokkal hatékonyabbak legyenek és hogy sokkal könnyebben tudjanak változni, mint egy minőségét tekintve hagyományos, hierarchikus kezelési módszer. Egy Kohlbacher által írt tapasztalati tanulmány szerint a BPM abban is segíti a szervezeteket, hogy azok sokkal jobb termékminőséget, kézbesítési időt és ezáltal magasabb elégedettséget érjenek el az ügyfeleik körében.
Tartalomjegyzék |
Áttekintés [szerkesztés]
BPM életciklus Tervezés Modellezés Végrehajtás Monitorozás Optimalizálás Gyakorlat BPM technológia
Egy üzleti folyamat a közreműködőik által végrehajtott hozzáadott-érték folyamatok(value-added activities) sorozatát vagy hálózatát tartalmazza, hogy elérjék a közös üzleti céljaikat. Ezek a folyamatok bármely szervezet számára kritikusak: szerezhetnek állami bevételt és gyakran a költségek lényeges hányadát reprezentálnak. Menedzseri megközelítésben, a BPM a folyamatokat a szervezetek stratégiai előnyeinek tekinti, amelyeket megérteni, kezelni és tökéletesíteni kell, hogy hozzáadott érték termékeket és szolgáltatásokat nyújtsanak a klienseiknek. Ez az elgondolás hasonló más minőség kezelési vagy folyamatos fejlesztési folyamat módszerekhez és megközelítésekhez. A BPM eggyel továbblép azáltal, hogy megállapítja, hogy ez a megközelítés támogatható, engedélyezhető a technológián keresztül, hogy biztosítsa a menedzseri megközelítés életképességét a stressz és változás ideje alatt. Valójában a BPM egy megközelítés a "változás képességének" egy szervezetbe való integrálására - mind emberi, mind technológiai értelemben. A BPM cikkek és tudósok gyakran több nézőpontból is tárgyalják a BPM-et, az emberek és/vagy a technológia szemszögéből.
Nagyjából az (üzleti) folyamatok ötlete annyira hagyományos, mint a feladatok, részlegek, termelés és kimenet fogalmak. A jelenlegi kezelési és fejlesztési megközelítés, formális definíciókkal és technikai modellezéssel, az 1990-es években kezdett kialakulni. Meg kell jegyezni, hogy az IT közösségben az "üzleti logika" kifejezés gyakran használatos a középréteg folyamatok kezelésének szinonimájaként.
Habár a BPM kezdetben az üzleti logikai folyamatok automatizálására összpontosított az információs technológia használatával. Ezt azóta kibővítették, hogy emberi-vezetésű folyamatokat lehessen integrálni, amelyekben helyt kap az emberi interakció a technológiával párhuzamosan. Például, amikor az üzleti folyamatban az egyéni lépések emberi intuíciót vagy döntést igényelnek, akkor ezek a lépések a szervezet egy megfelelő tagjához tartoznak.
A fejlettebb megközelítések (more advanced forms), mint a Human Interaction Management, a csoportmunkát ellátó dolgozók között vannak jelen. Ebben az esetben sok ember és rendszer áll kapcsolatban strukturált, ad-hoc és néha teljesen dinamikus módon.
A PBM használható arra, hogy szélesebb körű nézetekből megértsük a szervezeteket, ami másképpen nem lehetne lehetséges. Ezek a nézetek magukba foglalják a folyamatok egymás közötti kapcsolatait, ami, egy folyamat modellhez hozzáadva, felkészíthető riportoláshoz és analízishez. A BPM egyesek szerint az Enterprise Content Management gerince.
Amiatt, hogy a BPM lehetővé teszi a szervezeteknek,hogy elvonatkoztassák az üzleti logikát a technológiai infrastruktúrától, a BPM messze túlmegy az üzleti folyamatok automatizálásán vagy az üzleti problémák megoldásán. A BPM lehetővé teszi, hogy gyorsabban lehessen reagálni a változó vásárlói-, piaci- és általános követelményekre, mint a konkurencia.
A 2010-es technológiák lehetővé tették a BPM párosítását más módszertanokkal, mint például a Six Sigma. A BPM eszközök a következőket teszik lehetővé felhasználóknak:
- Előrelátás (vision): strategizálni a funkciókat és folyamatokat
- Definiálás: felmérni a folyamatot vagy a folyamat fejlődését
- Modell: a változások szimulálása a folyamatba
- Analizálás: a különböző szimulációk összehasonlítása, az optimális fejlődés meghatározásának érdekében
- Fejlesztés (improvement): egy továbbfejlesztés kiválasztása és javítása
- Irányítás: ezen implementáció telepítése és a felhasználó által definiált dashboard-ok használatával meg lehet figyelni a fejlesztés eredményét valós időben , valamint a teljesítményinformációkat visszatölteni a szimulációs modellbe a következő fejlesztési iterációhoz
- Re-engineer: rendbe hozni a folyamatokat a jobb eredmény érdekében
Mindez magával hozza a valós adatok alapján történő változtatások szimulálhatóságának előnyét az üzleti folyamatokba. Valamint a BPM párosítása ipari módszertanokkal lehetővé teszi a felhasználóknak, hogy folyamatosan modernizálják és optimalizálják a folyamatot, hogy biztosítsák, hogy összhangban legyen a piaci szükségletekkel.
BPM életciklus [szerkesztés]
A BPM tevékenységeket hat csoportba lehet sorolni: előrelátás, tervezés, modellezés, végrehajtás, monitorozás és optimalizálás.
Előrelátás [szerkesztés]
Minden tevékenység a szervezet céljai és a stratégiai előrelátás alapján van meghatározva. Minden tevékenységhez folyamatok egy listája tartozik, amelyek feladatokból állnak, melyeket a tervezettek szerint kell végrehajtani és jelenteni. A többszörös folyamatok "folyamat teljesítés"-ekbe csoportosulnak, a többszörös tevékenységek is csoportosítva vannak hogy elérhetők legyenek a szervezet céljai.
Tervezés [szerkesztés]
A folyamat tervezés magában foglalja a létező folyamatok azonosítását és a később létrehozandó folyamatok tervezését. A tervezés a folyamat (process flow) reprezentációjára, a benne szereplő actor-okra, riasztásokra és értesítésekre, kiterjesztésekre, a szabványos működési folyamatra (SOP) és a szolgáltatásszint-megállapodásra (Slav) összpontosít. A jó tervezés csökkenti a hibák számát a folyamat élete során. Ennek a lépésnek a célja, hogy biztosítsa, hogy egy korrekt és hatékony elméleti tervezés van elkészítve.
Modellezés [szerkesztés]
A modellezés alapul veszi az elméleti tervezést és beleveszi a változók kombinációját (bérek változása, anyagi költségek, amelyek meghatározzák, hogy hogyan fog működni a folyamat különböző körülmények között). Magában foglalja a "mi-történik-ha analízis" futtatását a folyamatokon: "Mi történik, ha az erőforrások 75%-a végzi ugyanazt a feladatot?" "Mi történik ha ugyanazt a munkát akarom csinálni a jelenlegi költségek 80%-áért?".
Végrehajtás [szerkesztés]
A folyamatok automatizálásának egyik módja egy alkalmazás fejlesztése, ami elvégzi a folyamat lépéseit, azonban a gyakorlatban ezek az alkalmazások ritkán hajtják végre az összes utasítást pontosan. Egy másik megközelítés a szoftverek és emberek együttműködése, habár ez a megközelítés sokkal összetettebb, bonyolulttá teszi a dokumentációt.
Válaszul ezekre a problémákra, egy szoftver lett kifejlesztve, ami lehetővé teszi, hogy a teljes üzleti logika számítógépes nyelven legyen definiálva, amit közvetlenül a számítógép hajt végre. A rendszer a csatlakoztatott alkalmazások szolgáltatásait használja, hogy végrehajtsa az üzleti műveleteket (pl.: kölcsön újraszámolása) vagy, amikor egy lépés túl összetett ahhoz, hogy automatizálják, akkor emberi beavatkozást kér. Az előbbi megközelítésekkel összehasonlítva, a folyamat definíciójának közvetlen végrehajtása sokkal egyszerűbb így könnyebb tökéletesíteni.
A rendszerek használják az üzleti szabályokat, hogy definíciókat szolgáltassanak a viselkedésre, valamint üzleti szabály motort használnak, hogy vezérlejék a folyamat végrehajtásokat.
Monitorozás [szerkesztés]
A monitorozás magába foglalja a különálló folyamatok követését, így az információ könnyen kinyerhető, valamint egy vagy több folyamat performancia statisztikái is kiszámíthatók vele. A követés egy példája az a képesség, hogy meghatározzuk egy rendelés állapotát (megérkezett a megrendelés, kézbesítésre vár, fizetve), így a művelet közbeni problémák azonosíthatók és javíthatók. A statisztika példái: mérések generálása, hogy milyen gyorsan lett feldolgozva egy rendelés, vagy hogy mennyi rendelés lett feldolgozva az elmúlt hónapban. Ezek a mérések három kategóriába sorolhatók: ciklus idő, hibaarány és produktivitás.
A monitorozás foka attól függ, hogy milyen információt kell kiértékelni, analizálni és, hogy hogyan kell azt monitorozni, valós időben, közel valós időben vagy ad-hoc. Ez esetben az üzleti tevékenység monitorozás (BAM) kibővíti a monitorozó eszközöket, amelyeket általában a BPMS szolgáltat.
A folyamat bányászat metódusok és eszközök halmaza, amely a folyamat monitorozáshoz kapcsolódik. Ennek célja a log-ok analizálása és összehasonlítása egy előzetesen megadott folyamat modellel. Lehetővé teszi az analizálóknak a különbségek detektálását az aktuális végrehajtás és az előzetesen megadott modell között, valamint a torlódások analizálását.
Optimalizáció [szerkesztés]
A folyamat optimalizáció magában foglalja a teljesítmény információk kinyerését a modellezési vagy a monitorozási fázisból, azonosítani a potenciális vagy aktuális torlódásokat és a potenciális lehetőségeket spórolásra vagy más fejlesztésekre; majd alkalmazni azokat a folyamat tervezésben. Összegezve jobb üzleti értéket ér el.
Újratervezés [szerkesztés]
Amikor a folyamat túl zajossá válik és az optimalizáció sem éri el a kívánt eredményt, akkor ajánlott újratervezni a teljes processz ciklust. A BPR a gyári szervezetek nélkülözhetetlen részévé vált, ezzel elérték a jobb hatékonyságot és produktivitást.
Gyakorlat [szerkesztés]
Mialatt a ciklus lépései végbemennek, a gazdasági- és/vagy idő megszorítások limitálhatják a folyamatot néhány iterációra. Ez főleg akkor fordul elő, amikor egy szervezet egy megközelítést rövidtől közepes időszakig használ, ahelyett, hogy a szervezeti kultúrát alakítaná át. Az iterációk csak a folyamat résztvevőinek együttműködésével lehetségesek. A szervezetek többségénél a komplexitás egy olyan technológia alkalmazását igényli, ami támogatja a résztvevőket ezekben a mindennapi folyamat kezelési kihívásokban.
Napjainkban sok szervezet azzal a céllal kezd egy BPM projektet vagy programot, hogy optimalizálják azt a területet, amin fejleszteni akarnak.
BPM technológia [szerkesztés]
Van aki a BPM Rendszert (BPMS) "a BPM egésze"-nek definiálja, mások a vállalati szoftver csomagok közötti információáramlásnak, mások pedig "a modellezés a tökéletes folyamat eléréséhez"-nek.
Ezek részleges válaszok és a technológiai lehetőségek növekednek. A BPMS kifejezés valószínűleg nem marad fenn. Manapság a menedzseri megközelítés támogatása felé halad a technológián keresztül. A BPMS megkönnyítené az üzleti folyamat változást a korábban leírt életciklus alapján. Segíteni tudna a tevékenységek automatizálásában, más rendszerekkel való együttműködésben és integrációban. Például, a napi feladatok mérete és komplexitása gyakran igényel olyan technológiát, amivel hatékonyan lehet modellezni. Ezek a modellek elősegítik az üzleti folyamatok automatizációját és megoldását. Használni lehetne őket a monitorozásban és az üzleti folyamatok vezérlésében is. Így van aki úgy tekint a BPM-re mint hídra az informatika és az üzlet között. Négy fő komponense van egy BPM készletnek: -feldolgozó egység: egy robusztus platform a modellezésre és a folyamat alapú alkalmazások futtatására, beleértve az üzleti szabályokat -üzleti analitikusok: lehetővé teszik a menedzsereknek, hogy azonosítsák az üzleti kérdéseket, trendeket és lehetőségeket -tartalom kezelő: egy rendszert szolgáltat elektronikus dokumentumok, képek és más fájlok tárolására és őrzésére -Együttműködő eszközök: a fórumok, üzenőfalak segítségével eltávolítják a kommunikációs akadályokat
A BPM célba vesz több területet az informatikából End-to-end kapcsolatok kezelése Adatok összetett adatokba történő egyesítése Az aktuális infrastruktúra flexibilitásának és funkcionalitásának növelése Létező rendszerekkel való integráció Közös nyelv létrehozása az üzleti informatika elrendezéséhez
A BPMS validálása egy másik technikai követelmény, amelyet az eladók és felhasználók igényelnek. A validációs feladatot végrehajthatja egy harmadik fél vagy akár maguk a felhasználók. Akárhogy is, el kell készíteni egy validációs dokumentumot. Ezt a dokumentumot a felhasználók publikálhatják, de vissza is tarthatják.
Jegyzetek [szerkesztés]
- ↑ vom Brocke, J.HKVJH & Rosemann, M. (2010), Handbook on Business Process Management: Strategic Alignment, Governance, People and Culture (International Handbooks on Information Systems) (Vol. 1). Berlin: Springer
Fordítás [szerkesztés]
Ez a szócikk részben vagy egészben a Business process management című angol Wikipédia-szócikk fordításán alapul. Az eredeti cikk szerkesztőit annak laptörténete sorolja fel.
